Aggiornare il menù online della pizzeria in 30 secondi

Sono le nove di sera di sabato. È finita la bufala.

Non è una tragedia: succede venti volte l'anno. Il problema è quello che succede nei quaranta minuti dopo. Arrivano tre ordini con la bufala dentro, e per ognuno tocca richiamare: «Guardi, mi dispiace, la bufala è finita, gliela faccio con la fiordilatte?». Uno dice sì. Uno dice va bene lo stesso ma si sente in bocca il tono di chi è rimasto male. Uno annulla.

Quella telefonata di scuse è il costo vero. Non i due chili di mozzarella.

Ed è anche il motivo per cui, quando propongo un menù online a un pizzaiolo, la frase che sento più spesso non è «quanto costa». È questa: «Il mio menù cambia troppo spesso, non ce la faccio a stargli dietro».

È un'obiezione seria. E secondo me nasce da un equivoco.

L'equivoco: si confonde creare il menù con tenerlo aggiornato

Quando uno pensa «menù online» pensa alla giornata passata a caricare ottanta pizze, scrivere gli ingredienti, sistemare i prezzi. Un lavoro lungo, che si fa una volta. Su come si imposta quel lavoro — foto, descrizioni, ordine delle voci — ho scritto una guida a parte: le 7 regole per un menu digitale che vende.

Ma l'obiezione «il menù cambia spesso» non parla di quello. Parla della manutenzione. Del sabato sera, con il forno pieno, quando devi togliere una voce e non hai né tempo né mani.

Sono due lavori diversi:

• Creare il menù: una volta, un pomeriggio, meglio se fatto con calma il martedì.
• Aggiornare il menù: trenta secondi, in piedi, con una mano sola, mentre il forno va.

Se il secondo lavoro assomiglia al primo, il sistema è sbagliato. Punto. Un menù che per togliere una voce ti chiede di aprire il computer, cercare la password, aspettare che carichi la pagina — quel menù non lo aggiornerai mai di sabato sera. Lo aggiornerai il martedì. Cioè tardi.

Le tre cose diverse che chiami «togliere una pizza»

Qui c'è il nodo pratico, e quasi nessuno lo spiega. Quando dici «tolgo la bufala» puoi intendere tre cose completamente diverse, e sbagliare quella giusta ti costa clienti.

1. È finita stasera. Torna domani, o lunedì quando arriva il fornitore. Non vuoi cancellare niente: vuoi solo che stasera nessuno la ordini. In Yumly questa voce si chiama «Esaurito»: il piatto esce dalla pagina degli ordini, così nessuno può metterlo nel carrello, e domani lo rimetti con lo stesso gesto al contrario. Non riscrivi niente. Nel menù, invece, resta in vista — barrato, con la scritta «Esaurito» accanto. Chi era venuto apposta per quella capisce da solo che stasera è finita, e non che l'hai tolta dal menù.

2. È fuori stagione. I funghi porcini a marzo, la pizza con i fichi a gennaio. Qui non è questione di una serata: vuoi che sparisca da tutto il menù, senza cancellarla, perché a settembre la rimetti com'era. Questa è «Nascosto»: esce dal menù pubblico e resta nel tuo pannello, pronta da riattivare con lo stesso gesto al contrario. Nessuno la riscrive da capo.

3. Non la faccio più. Quella pizza è uscita di produzione. Solo in questo caso si cancella davvero.

Tre stati, tre gesti diversi. Nel pannello di Yumly sono un menù a tendina accanto al piatto — Visibile, Nascosto, Esaurito — e la modifica si vede subito, senza pagine che si ricaricano. Dal telefono, in piedi, con il forno che va.

Il novanta per cento delle volte che credi di dover «togliere una pizza» ti serve il numero 1 o il numero 2. Cioè un gesto reversibile che non distrugge niente.

Il caso vero: sono le 21:00 e sei in mezzo al servizio

Facciamo il conto di quanto costa davvero, in tempo, la sera della bufala finita.

Prendi il telefono dalla tasca. Apri il pannello — sei già dentro, la sessione è aperta. Cerchi la Bufala. Tendina, «Esaurito». Rimetti il telefono in tasca.

Sono meno di trenta secondi, e li fai una volta sola. Da quel momento nessun cliente può più ordinarla: non perché qualcuno legge gli ordini in arrivo e sta attento, ma perché quella voce non è più ordinabile. Le tre telefonate di scuse non le fai, perché quei tre ordini non arrivano nemmeno.

C'è anche il caso peggiore, quello in cui non è finito un ingrediente ma sei finito tu: sabato sera, quaranta minuti di coda, la cucina non ce la fa più. Lì non serve toccare il menù, serve chiudere la cucina adesso: un interruttore che blocca subito i nuovi ordini e lo dice al cliente, invece di farlo aspettare un'ora una pizza che non arriverà. Lo riapri quando hai smaltito.

Sono due gesti minuscoli. Ma sono la differenza fra un sistema che ti aiuta il sabato sera e uno che il sabato sera abbandoni.

Se anche la tendina ti sembra troppo: puoi scriverlo a parole

C'è una scorciatoia per chi con i pannelli proprio non se la sente — la stessa persona a cui ho dedicato l'articolo su «non sono tecnologico».

Dentro Yumly c'è un assistente a cui scrivi in italiano quello che ti serve, come lo diresti a un ragazzo di sala: «metti la bufala come esaurita», «nascondi la pizza con i porcini», «alza la margherita a 7 euro». Lui prepara la modifica, te la riassume in chiaro e aspetta il tuo ok. Niente si muove finché non confermi tu.

Non è un dettaglio da poco: significa che non puoi fare danni per sbaglio. Vedi scritto cosa sta per cambiare, e decidi.

La regola che tiene in piedi tutto: il menù online segue la cucina, non il contrario

Questa è la parte che non è software, è abitudine. E vale qualunque sistema tu usi.

Quando cambia qualcosa in cucina, il menù online si aggiorna nello stesso momento. Non «dopo», non «domani». Nello stesso momento in cui lo dici al ragazzo di sala, lo dici anche al menù. Sono trenta secondi, ed è esattamente per questo che deve essere un gesto da trenta secondi: se ne richiedesse cinque, non lo faresti mai nel momento giusto.

Vale per tre cose, in ordine di quanto ti costa sbagliarle:

1. Le disponibilità — finito, tornato, fuori stagione. È la più frequente e la più urgente: un cliente che ordina qualcosa che non hai è un cliente che rimane male stasera.
2. I prezzi — quando alzi il listino in pizzeria, lo alzi anche online lo stesso giorno. Il cliente che legge €7,50 online e ne paga €8,50 alla cassa non pensa «hanno aggiornato in ritardo»: pensa un'altra cosa, e non torna. Su come si comunica un aumento senza perdere clienti ne ho parlato qui.
3. Gli orari e le chiusure — le ferie, il turno di riposo, la serata in cui chiudi prima.

Se il menù online è aggiornato meglio del cartello sulla porta, hai vinto. Se è aggiornato peggio, ti sta facendo un danno.

Tre errori che vedo fare più spesso

Cancellare invece di nascondere. A ottobre cancelli le pizze estive, a giugno le riscrivi da capo con foto, descrizioni e prezzi. Due ore buttate ogni anno, per non aver usato il gesto giusto.

Aggiornare solo il menù di carta. Quello lo vedi tutti i giorni sul bancone, quindi lo tieni a mente. Il menù online no — e proprio per questo è quello che i clienti nuovi leggono per primo.

Aspettare il tecnico. Se per cambiare un prezzo devi scrivere a qualcuno e aspettare che risponda, il problema non è il tuo tempo: è che il menù non è tuo. Un menù che non puoi toccare da solo, dal telefono, in trenta secondi, prima o poi smetti di aggiornarlo. E un menù non aggiornato è peggio di nessun menù, perché promette cose che non hai.

In sintesi

Il menù che cambia spesso non è un problema per gli ordini online. È esattamente il motivo per cui servono.

• «Esaurito» per stasera: esce dalla pagina degli ordini, nessuno lo ordina; nel menù resta barrato, così chi lo cerca vede che è finito. Domani torna.
• «Nascosto» per la stagione: sparisce dal menù, resta nel pannello, si riattiva com'era.
• Cancella solo quello che non farai mai più.
• Aggiorna nel momento in cui cambia la cucina, non il giorno dopo.

Con Yumly il menù lo aggiorni dal telefono mentre inforni, senza chiamare nessuno e senza aprire il computer. Costa €29 al mese (oppure €290 all'anno) e si prova 30 giorni gratis, senza carta di credito. Il primo caricamento — quello lungo, le ottanta pizze — non lo fai nemmeno tu: il menù lo carichiamo noi, gratis per i primi 50 clienti. Ci mandi la foto di quello che hai e trovi tutto pronto; da lì in poi la manutenzione è quella tendina.

Se vuoi vedere com'è fatto prima di decidere, guarda la demo. Se hai una domanda secca, scrivimi a info@yumly.it: rispondo io.

E la prossima volta che finisce la bufala alle nove di sera, fai una prova: prendi il telefono e toglila prima di rispondere al primo che chiama.